Hur bokför man en leverantörsskuld?

En faktura är ett dokument i pappersform eller i elektronisk form som innehåller ett betalningskrav och som ställs ut från ett företag till ett annat företag eller till en privatperson. Den som vill ha betalt kallas borgenär och den som är skyldig pengar och som ska betala fakturan kallas gäldenär. Fakturorna ska numreras i kronologisk ordning eftersom de är verifikationer i bokföringen som ligger till grund för redovisningen. Även i de fall då du enligt mervärdesskattelagen (1994:200) inte är skyldig att upprätta en faktura måste det finnas en verifikation för varje affärshändelse som underlag för din bokföring.

Som huvudregel ska du som näringsidkare enligt mervärdesskattelagen fakturera vid momspliktig försäljning inom Sverige till juridiska personer och näringsidkare. Det finns också fall när du ska fakturera vid momsfria försäljningar och även fall då du ska fakturera om kunden är en privatperson. Det är en god idé att skicka dina fakturor så snart som möjligt, så att du kan få betalt och kunna betala dina egna fakturor i tid.

Vad menas med leverantörsskulder?

Begreppet leverantörsskuld handlar om när du behöver registrera en kostnad på en period, men du kommer betala ut pengarna i en annan period. För att du då skall få kostnaden i rätt period behöver du “flytta” på fakturan. Har du som företag köp någonting på faktura, innebär det att det uppstår en leverantörsskuld, dvs skulden är lika stor som fakturans belopp. Leverantörsskulden finns kvar tills dess att fakturan är betald.

Det innebär att du bokför kostnaden mot ett skuldkonto för att det ska hamna i rätt period. Om du bokför med faktureringsmetoden sker detta löpande, men bokför du med kontantmetoden behöver du ha lite extra koll på det i samband med årsskiftet.

Så länge fakturan är obetald har företaget en skuld till leverantören. Denna skuld ska alltså bokföras och kallas för en leverantörsskuld.

En leverantörsskuld måste betalas enligt den tidsfrist som anges på fakturan. En leverantörsskuld räknas som en kortfristig skuld, vilket innebär att det är en skuld med löptid kortare än ett år.

Det finns två olika sätt sätt att bokföra sina leverantörsskulder på, och det beror på vilken bokföringsmetod du har i din verksamhet. Bokför du enligt faktureringsmetoden, så bokför du dem direkt när leverantörsfakturan kommer, och bokför du enligt kontantmetoden så bokför du endast upp obetalda fakturor vid företagets bokslut.

Vilket konto är leverantörsskulder?

Leverantörsskulder är förpliktelser som en redovisningsenhet har att betala leverantörsfakturor som avser levererade varor eller utförda tjänster.

Leverantörsskulder uppstår på grund av att det säljande företaget har givit det köpande företaget kredit enligt avtalade betalningsvillkor. En redovisningsenhet som bokför enligt fakturametoden bokför leverantörsskulder när leverantörsfakturor ankommer och redovisningsenheter som tillämpar kontantmetoden bokför leverantörsskulder först vid bokslut.

Vad är en leverantörs faktura?

En leverantörsfaktura från en inköpsorder skapas när produkter eller tjänster tas emot enligt en inköpsorder som skickats till en leverantör. Leverantörsfakturor innehåller en rubrik och en eller flera rader för artiklar eller tjänster. En leverantörsfaktura slutför cykeln från inköpsordern till produktinleveransen till leverantörsfakturan.

Även om vissa leverantörsfakturor är kopplade till en inköpsorder kan leverantörsfakturor också innehålla rader som inte motsvarar inköpsorderrader. Du kan också skapa leverantörsfakturor som inte är kopplade till en inköpsorder. Dessa leverantörsfakturor kan representera pågående tjänster, till exempel en elräkning. Du behöver inte referera till en inköpsorder när du lägger till en pågående tjänst.

När du öppnar en leverantörsfaktura från en relaterad inköpsorder skapar systemet fakturarader från inköpsordern. Som standard tar systemet kvantiteterna från produktinleveransen. Du kan dock använda en av följande standardinställningar:

Kvantitet för Inleverera nu – Använd det här alternativet för delförsändelser. Standardvärdet i fältet Kvantitet anges till den kvantitet som anges i fältet Inleverera nu på inköpsordern.
Beställd kvantitet – Använd det här alternativet för fullständiga försändelser. Standardvärdet i fältet Kvantitet anges som den kvantitet som anges i fältet Beställt på inköpsordern.
Registrerad kvantitet – Använd det här alternativet om artikeln måste registreras på sättet som anges på sidan Artikelmodellgrupper. Standardvärdet i fältet Kvantitet är den fysiska uppdaterade kvantiteten som har registrerats.
Kvantitet för produktinleverans – Använd det här alternativet om en produktinleverans redan har inlevererats för ordern. Standardvärdet i fältet Kvantitet är den totala kvantiteten i tillgängliga produktinleveranser.
Registrerade kvantitet och tjänster – Använd det här alternativet om kvantiteter har registrerats i införseljournaler för artiklar i lager eller artiklar som inte lagras. Det här alternativet inkluderar tjänster, oavsett om de registreras inte.

Om din juridiska person använder fakturamatchning kan du visa resultaten på kvantiteten som matchar i kolumnen Matchning av kvantitet för produktinleverans. Du kan också använda knappen Matcha detaljer på fliken Granska på åtgärdsfönstret om du vill visa resultatet av kvantitetsmatchningen.

Måste man spara leverantörsfakturor?

En arkiveringsskyldighet inträder så snart ett företag tagit emot eller upprättat räkenskapsinformation. Räkenskapsinformation ska sparas i det format den först kom in till företaget. En pappersfaktura lagras i pappersform och en digital faktura lagras digitalt. Om handlingarna förs över till annat medium får originalen förstöras efter tre år. Vissa organisationer efterfrågar en modernare bokföringslag för att Sverige ska hänga med i utvecklingen. Man menar bland annat att pappersfakturor som skannats in eller fotats bör kunna makuleras direkt, samt att bokföringshandlingar bör kunna lagras utomlands för att underlätta i ett allt mer globaliserat företagsklimat.

- Företagets räkenskapsinformation ska sparas fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Alltså om ett företag har bokslut 2019-08-31, ska bokföringen sparas fram till 2026-12-31.

Är leverantörsskulder en kostnad?

Karolinska Institutets ekonomiavdelning har det övergripande ansvaret för KIs likviditetshantering, vilket även inkluderar ansvar för den obligatoriska lånefinansieringen för investeringar hos Riksgälden (RGK).

Eftersom alla myndigheter är enheter inom ”koncernen” staten ska mellanhavanden mellan myndigheter elimineras i samband med att årsredovisning upprättas.

Inför årsbokslut är det därför viktigt att stämma av sina skulder gentemot andra statliga myndigheter för att motpartsavstämningen ska bli rätt. Har en annan myndighet t ex fakturerat KI avseende kostnad för gångna året och KI ännu inte bokfört den vid årets slut uppkommer en differens i den statliga motpartsavstämningen, eftersom den andra myndighetens fordran inte matchas av en motsvarande leverantörsskuld vid KI. Det är således viktigt att alla fakturor blir bokförda i rätt period/år. Bidrag som överförs mellan myndigheter ska också behandlas på samma sätt vid berörda myndigheter, så att inte den ena myndigheten anser sig rekvirera medel och den andra bokar upp en leverantörsskuld.

Den 1 juli 2008 införde Karolinska Institutet, liksom alla andra myndigheter i Sverige, elektronisk fakturahantering. Det innebär att alla leverantörsfakturor scannas in/läses in elektroniskt. Vid beställning av varor och tjänster ska ett särskilt referensnummer på 10 positioner, s.k. ZZ-kod, uppges:

När ska en Leverantörsfaktura bokföras?

Tänk på att det är du som ansvarar för bokföringen! Även om du anlitar någon för att sköta din bokföring är det du som ansvarar för att bokföringen blir riktig. Detta ansvar kan du aldrig lämna ifrån dig. Så ställ krav på din bokförare att han eller hon förklarar om du inte förstår.

Några tips innan du lägger upp din bokföring!

Planera din bokföring. Tänk igenom innan hur den ska vara upplagd, så att den passar dina syften bäst.
Ta råd. Fråga vänner och bekanta som driver rörelse hur de gör med sina papper och sin bokföring.
Enkelhet. Gör din bokföring så enkel som möjligt när du startar upp, särskilt om du är lite osäker på dina kunskaper i bokföring.
Om du lämnar bort din bokföring. Sätt in underlagen varje dag i en pärm, där du har en flik för varje dag. Då är det lättare för den som sköter bokföringen att bokföra alla transaktioner på rätt dag.

För din egen skull är det viktigt att du har ordning på dina papper. Varje minut som behöver tas i anspråk för dig eller en redovisningskonsult kostar pengar. Sköter du din bokföring kan du spara pengar och undvika onödigt tidsspill.

När används konto 4011?

En kontoplan är en betäckning över alla bokföringskonton du kan använda i din bokföring. Oftast behöver du inte använda alla konton som finns i en kontoplan, utan det brukar räcka med vissa utvalda konton för att du skall kunna bokföra din verksamhet.

Kontoplanerna brukar också se annorlunda beroende på vilken typ av verksamhet du har. I kontoplanen för ett aktiebolag behöver du ha med konton för personalskatt och sociala avgifter. Dom kontona är dock inte nödvändiga att ha med i din kontoplan om du har en enskild firma och inte har några anställda i den, utan det bara är du själv som driver din firma.

Om du har köpt in material till din verksamhet för 500 kr och betalat via internetbanken är ett av de bokföringskonton som används bankkontot. Bankkontot representeras ofta av bokföringskonto 1930 Bankkonto. Det andra kontot är normalt bokföringskonto 4010 Inköp material och varor. Vanligtvis har du även 25 % moms som bokförs på konto 2641 Ingående moms.

När du bokför på gammalt hederligt sätt med t-konton i en kassabok ser din uppställning ut ungefär så här:

Men hur ska du veta allt det här? Här kommer några tips på hur du väljer bokföringskonton:

Vad är skillnad på Kundfaktura och Leverantörsfaktura?

Så här ska du bokföra när du får en faktura. Det datum du kan välja är antingen den dag du får fakturan (ankomststämpling) eller den dag fakturan är utställd. Ofta är skillnaden bara några dagar, så det spelar inte så stor roll vilken metod du väljer.

Du får en leverantörsfaktura på 5 000 kr för ett inköp och bokar upp den som en leverantörsskuld [2440]. Kostnaden för inköpet bokförs, i det här fallet ett materialinköp, [4000], och momsen lyfts [2640].

Kan man slänga gamla räkningar?

Tidningar Dagstidningar, kataloger, rit- och skrivblock (även med spiral), kuvert, fönsterkuvert och pocketböcker sorteras som tidningar.

Post-it lappar slänger du i soppåsen.

Hur länge ska man spara leverantörsfakturor?

Den totala arkiveringstiden enligt bokföringslagen är 7 år men vad är det egentligen som gäller när vi får in underlag på olika sätt?

Är leverantörsskulder kortfristiga?

En kortfristig skuld är en skuld i företags balansräkning som skall betalas inom ett år.

Skulderna kallas kortfristiga på grund av att de just är korta, dvs skall återbetalas inom ett år. Exempel på kortfristiga skulder är leverantörsskuld, personalens intjänade semesterskuld mm

Vad måste finnas på en Leverantörsfaktura?

Vad kostar det att hantera en Leverantörsfaktura?

Exflow är en AddOn till Microsoft Dynamics NAV (Navision) som ökar kontrollen och effektiviserar flödet av leverantörsfakturor inom organisationen. Processen börjar med inskanning och tolkning av fakturorna och därefter distribueras dem till attestanterna via webben för slutgiltig attest oberoende av lokation.

Exflow sparar pengar och ökar kontrollen

När används konto 4000?

På företagets inköp och försäljningar ingår det normalt moms som du ska bokföra. Här följer exempel på hur momsen ska konteras på olika inköp och försäljningar samt i samband med momsdeklarationen. Du kan läsa mer om hur du bokför moms och andra transaktioner i vår kompletta bok Bokföring – praktisk handbok med konteringsexempel.

En vara köps med betalkort kopplat till företagskontot för 1 000 kr [1930]. Ingående moms [2640] ingår med 200 kr. Nettoutgiften för varuinköp [4000] är alltså 800 kr.