Hur bokför man en verifikation?

när verifikationen har upprättats
när affärshändelsen har ägt rum
vad affärshändelsen avser
vilket belopp det gäller
vilka köpare och säljare som är inblandade
vilka dokument som har legat till grund för affärshändelsen och var originalhandlingarna förvaras (om den inte finns bland verifikationerna)
verifikationsnummer eller något annat identifikationstecken samt andra uppgifter som är nödvändiga för att man ska kunna sammankoppla verifikationen med den bokförda händelsen.

Hur ska en verifikation se ut?

När bokföring görs ska det finnas underlag för alla affärshändelser. Dessa underlag kallas för verifikationer och kan vara en faktura, kvitto eller annat både fysiskt och elektroniskt dokument. Varje affärshändelse ska ha en egen verifikation. En verifikation kan också vara en justering i bokföringen när en bokföringspost behöver justeras eller rättas.

Enligt lag ska alla verifikationer sparas i sju år i vanlig läsbar form, som mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel eller som kan läsas eller avlyssnas med hjälp av andra medier.

 Relaterad läsning: Bokföring – allt du (någonsin) behöver veta om att bokföra

Vad ska en verifikation innehålla enligt bokföringslagen?

SFS nr: 1999:1078 Departement/myndighet: Justitiedepartementet L1 Utfärdad: 1999-12-02 Ändrad: t.o.m. SFS 2020:669 Ändringsregister: SFSR (Regeringskansliet) Källa: Fulltext (Regeringskansliet)

1 § I denna lag finns bestämmelser om bokföringsskyldighet för vissa fysiska och juridiska personer. Lagen innehåller bestämmelser om - kretsen av bokföringsskyldiga (2 kap.), - räkenskapsår (3 kap.), - bokföringsskyldighetens innebörd (4 kap.), - löpande bokföring och verifikationer (5 kap.), - hur den löpande bokföringen avslutas (6 kap.), - arkivering av räkenskapsinformation m.m. (7 kap.), - utvecklandet av god redovisningssed (8 kap.), samt - överklagande (9 kap.).

Måste man skriva ut alla verifikationer?

Enligt bokföringsnämnden och den svenska bokföringslagen så ska bokföringen arkiveras i minst sju år. Det här gäller inte enbart själva bokföringen utan också alla kvitton, dokumentation och annat underlag samt deklaration och årsredovisning. Ser du däremot till att arkivera din bokföring digitalt så behöver du endast spara papperskopian på underlaget i fyra år. Läs mer om arkivering här.

I Bokio har vi arbetet mot att digitalisera så mycket av bokföringen som möjligt genom att ge våra kunder möjligheten att skapa och upprätta egna underlag direkt i Bokio via tex lönespecifikationer samt kundfakturor. Bokföringslagen säger att sådan räkenskapsinformation ska sparas i samma skick som den fick när den sammanställdes.I Bokio sker detta digitalt och därmed behöver du inte lägga in ytterligare underlag för dessa bokningar, detta sker nämligen automatiskt i Bokio när du använder funktionerna Fakturor och löner. Däremot finns det underlag som Bokio i dagsläget inte kan skapa och det är bland annat utbetalning av lön samt inbetalning av kundfakturor, dessa behöver du lägga till i efterhand i form av en insättningsavi.

Vid bokföring av en kundinbetalning måste du i regel lägga in en verifikation på detta enligt bokföringslagen. I Bokio per dagsläget behöver du lägga till verifikationer som inte skapas i systemet och de flesta avser transaktioner som sker via banken och skattekontot.

Måste man kontera på verifikationen?

Verifikationen ska innehålla uppgift om när den har sammanställts, när affärshändelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller, vilken motpart den berör och eventuell hänvisning till andra handlingar. Gäller det små belopp för saker som du köper behöver dock inte det finnas uppgift om köparens namn på ett kvitto.

Hur sorteras verifikationer?

Väldigt många företagare stoppar huvudet i sanden så fort de hör ordet bokföring eller redovisning. Den första tanken för många är att jag är målare, mekaniker eller snickare och kan inte lära mig bokföring - det är alldeles för svårt och krångligt. Med den inställningen är det lätt att låta någon utomstående sköta bokföringen och därmed egentligen inte ha den insyn i företagets ekonomiska situation som du kanske borde ha.

Många företagare sköter själv den löpande bokföringen men överlåter momsredovisning, lönehantering och bokslut åt en revisor - detta för att det är väldigt noga att allt blir rätt och är gjort på ett korrekt och lagligt sätt. Även om man sköter sin egen bokföring eller lejerut den till en auktoriserad revisor så är det viktigt att man ser till att man har full insyn iföretagets ekonomi - och om man lejer bort den är det bra att be sin revisor förklara hur företaget ligger till rent ekonomiskt.

Hur rättas en felaktig bokförd verifikation?

Fel i bokföringen är ingen katastrof, särskilt om du rättar i ett tidigt skede. Så här gör du när du rättar en bokföringspost i företagets bokföring.

Fel i bokföringen är vanliga, de flesta som bokför själva råkar ut för det. Minst skada för dig blir det om du stämmer av bokföringen varje månad, vilket jag skriver mer om här. Felaktigheter kan bero på att du har missat en hyra, telefonräkning, elräkning eller någon annan kostnad som skulle ha varit bokförd. Du kan också ha bokfört ett felaktigt belopp, kanske att du har bokfört 1 873 kronor istället för det rätta beloppet 1 837. Kanske har du bokfört på fel konto. Ett annat vanligt fel är att du ser att det har dragits ett belopp på banken, men du saknar underlag. Små fel smyger sig lätt in, och blir inte stora om du hittar dem i tid.

Är en faktura en verifikation?

när verifikationen har upprättats
när affärshändelsen har ägt rum
vad affärshändelsen avser
vilket belopp det gäller
vilka köpare och säljare som är inblandade
vilka dokument som har legat till grund för affärshändelsen och var originalhandlingarna förvaras (om den inte finns bland verifikationerna)
verifikationsnummer eller något annat identifikationstecken samt andra uppgifter som är nödvändiga för att man ska kunna sammankoppla verifikationen med den bokförda händelsen.

Är ett kvitto en verifikation?

Bokföring innebär kort och gott registrering av affärshändelser. För dessa affärshändelser ska det sedan finnas underlag, vilket är verifikationer. En verifikation kan till exempel vara en faktura, ett kvitto, kontoutdrag eller någon annan form av dokument som bevisar att affärshändelsen ägt rum. När man gör en justering i bokföringen som till exempel en rättelse av en specifik post framkallar även detta en verifikation. I övrigt måste verifikationer enligt lag sparas i minst 7 år. Vill du läsa mer om hur det fungerar med digitala kvitton och fakturor kan du läsa vår artikel här: Digitala kvitton och fakturor - hur fungerar det egentligen?

Redovisning av verifikationer i ditt företag? Ageras hittar en redovisningskonsult som passar dina behov